Gestión documental

GESTIÓN DOCUMENTAL E INFORMACIÓN

Es una dependencia encargada de diseñar y modelar sistemas para la gestión documental y para proveer información de alta calidad y oportuna para la toma de decisiones.
Los diferentes aspectos de la gestión de documentos en la Universidad de Manizales, son coordinados por el área de Gestión Documental asignada a Planeación. Basado en la Ley 594 de 2000 del Archivo General de la Nación.
El decreto 2609 de octubre de 2012, en su artículo No. 4, establece que la Coordinación de Gestión Documental es un proceso transversal a toda la organización.
Entendemos la Gestión del Conocimiento, como: La capacidad para general valor, basándose en el Capital intelectual, que es utilizado por las personas, para alcanzar los objetivos estratégicos.

Áreas que componen
• Coordinación Gestión Documental
• Sistemas de Información
• Archivo Central
• Archivo Histórico
• Análisis de la Información
• Estadística

¿Qué es Gestión Documental?

-Proveer información con buena calidad del dato, para la toma de decisiones

Procesos de la Gestión Documental

Decreto 2609 de 2012. Artículo 9°. Procesos de la gestión documental. 
La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles,
debe comprender como mínimo los siguientes procesos

FUNCIONES DE GESTION DOCUMENTAL

  • Formular la Política de Gestión Documental.
  • Diseñar y ejecutar el Plan de Gestión Documental.
  • Elaborar el Reglamento Interno de Archivo
  • Crear y diseminar los protocolos para el manejo, consulta y conservación de los archivos de las dependencias y del archivo central.
  • Recopilar y organizar técnica y sistemáticamente todos los documentos de archivo de la Universidad de Manizales.
  • Ejecutar las actividades relacionadas con la clasificación de documentos velando por la seguridad y conservación de los mismos.
  • Recibir, radicar y redistribuir la correspondencia de la Universidad de Manizales.

RESPONSABLES DE LA GESTION DOCUMENTAL
Planeación: Apoyo Estratégico: Carta de Navegación Plan a Seguir Implementación,
Coordinación.
Secretaria General: - Apoyo Jurídico: Legislación, normatividad
Tecnología de la Información: Apoyo técnico: Hardware & Software, Infraestructura de redes, Digitalización.
Desarrollo Humano: Apoyo en la capacitación en manejo del archivo de gestión

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES EN LA TEORIA ARCHIVISTICA

Principio de orden original: establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.

Principio de Procedencia: Establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. El documento debe estar situado en el fondo documental que procede.

Principio de Vinculo Archivístico: Establece que Los documentos de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí.

Principio de Agrupación Documental: Establece la jerarquía ilustrada en el organigrama. Fondo documental, subsecciones, series, Subseries, unidades documentales (Simples – complejas)

 

ARCHIVO TOTAL
Ciclo Vital del Documento

¿QUÉ SON LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?
Según el Archivo General de la Nación (AGN), Se definen TRD como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, que permite establecer cuáles  on los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

QUÉ SON LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
Según el Archivo General de la Nación (AGN), las Tablas de Valoración Documental -TVD-  son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004)

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Tipología documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla, y asignarle categoría diplomática.

  • NORMATIVIDAD EN GESTION DOCUMENTAL
    Definición: ISO 15489-1:2001

“La Gestión Documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos”

  •  FUNCIONES:
    • Coordinar y controlar cualquier actividad relacionada con los documentos.
    • Custodiar y recuperar la documentación generada eficientemente.
    • Determinar el tiempo en que los documentos deben guardarse
    • Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.
    • Disposición y eliminación de documentos

Legislación obligatoria a la gestión documental

Legislación asociada a la gestión documental
Ley 527 de 1999: Comercio electrónico y firmas digitales

• Ley 1712 de 2014: Transparencia y acceso a la información publica
• Ley 1581 de 2012: Derecho a la intimidad
• Decreto 2364 de 2012: Firmas electrónicas
• Acuerdo 006 de 2014: Conservación de documentos

Proceso de organización de Archivos de Gestión

  • GLOSARIO
    • Archivos de Gestión: Comprende toda la documentación que es generada por todas las dependencias de la Universidad.
    • Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento.
    • Expediente: Es una Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
    • Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales, es decir, clasificar por temas.
    • Tipo Documental: Se conoce como Tipo Documental a los distintos formatos y tipos de documentos que una entidad específica elige y desarrolla.
    • Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o Empresas, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
    • Serie Documental: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias laborales, contratos, actas, facturas, entre otros.
    • Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por du contenido y sus características específicas.
    • Folio: Hoja.
    • Foliar: Acción de numerar hojas.

Procesos de Organización

Proceso de Clasificación 

Proceso de Descripción

  • Realice la foliación de cada carpeta (Expediente) realizándolo numéricamente de forma consecutiva sin utilizar ninguna otra marcación